Cada vez las empresas apuestan más por buscar nuevos espacios en los que interactuar con perfiles empresariales y generar interés.
Los eventos son una forma más de hacer comunicación empresarial tanto a nivel interno como externo. Hoy, se opta por este tipo de herramientas para trasmitir un mensaje a un público concreto, provocar impactos, generar actitudes y respuestas, y crear experiencias en un entorno diferente.
Existe gran variedad de eventos que abarcan desde reuniones, cenas de empresa, cocktails, conferencias, hasta congresos, foros, simposios y ferias, entre otros. Sea cual sea la tipología, este tipo de actos deben ocupar un lugar en las estrategias de comunicación de las empresas.
Son espacios donde los profesionales de un sector pueden acceder a conocimientos prácticos de interés, donde encuentran soluciones a necesidades de ámbito laboral y donde se fomentan las relaciones de negocio. Hablamos de una oportunidad de ampliar la red de contactos conociendo en persona a otros expertos.
Organización y gestión de un evento
Un evento va más allá de una mera acción, se trata de todo un proceso que implica: conocimiento, planificación, preparación, creatividad y seguimiento para quien lo organiza.
Cuando se habla de eventos se debe tener en cuenta que lo primero es conocer en profundidad las necesidades que demanda la audiencia, esto permite generar de interés y aportar valor.
A la hora de organizar un evento, la planificación es la clave. Elaborar un plan detallado es crucial para alcanzar los objetivos y tener éxito. Antes de la preparación, lo ideal, es ordenar las tareas cronológicamente y conocer en todo momento qué cosas faltan por realizar y los aspectos que conforman el evento: programa, mensaje que se quiere transmitir, material, merchandising, presupuesto, número de asistentes etc.
Una vez esté organizado el acto, se comienza a definir detalles como el espacio, es esencial que este se ajuste a la tipología del evento y que ofrezca valor para los asistentes. El lugar de celebración, está estrechamente relacionado con las expectativas de los participantes, por ello debe ir en línea con el público al que va dirigido. Algunas de las características que hay que tener en cuenta sobre el espacio son: la infraestructura, la accesibilidad, el estilo y la capacidad. Todos estos elementos deben encajar para que se cumplan los objetivos y se transmita el mensaje deseado al público.
Respecto a los eventos de carácter corporativo, el uso de espacios singulares, es cada vez más frecuente, ya que ayuda a crear más expectación y repercusión. De igual forma, el día y la hora son dos factores esenciales que deben concordar para asegurar que la audiencia tendrá disponibilidad para asistir al evento.
En cuanto a la comunicación, el uso de herramientas online como redes sociales permite difundir el evento de una forma rápida y sencilla. Teniendo en cuenta que el mensaje debe llegar siempre correctamente a los interesados y que podrán acceder a la información necesaria en todo momento.
Durante el evento es indispensable comprobar que todo sucede según lo planeado, además se debe estar preparado para las posibles situaciones imprevistas que puedan surgir y tener capacidad de solucionarlas. La coordinación de los organizadores será esencial para el desarrollo del acto.
Por último, analizar los resultados para conocer las debilidades y fortalezas de cara a futuras ediciones es básico. Indicadores como el número de asistentes estimado y el real, a partir de listas de asistentes o encuestas de valoración del evento puede ser de gran utilidad.
Los eventos son un punto de conexión entre empresas y clientes, además de un elemento esencial para sorprender y es que correctamente organizados siempre aportan valor.
Blanca Fernández-Palma García
Departamento de Comunicación en Beauty Cluster Barcelona
hellomember@beautyclusterbarcelona.com
