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CÓMO ELABORAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN EN 10 PASOS

Un Plan de Comunicación es un documento que recoge las estrategias, recursos, objetivos y acciones comunicativas, tanto internas como externas, que se propone realizar una organización. Requiere de planificación y tiempo de elaboración. Veamos 10 sencillos pasos para elaborar uno enfocado a comunicación corporativa B2B para el sector de la cosmética:

1.-  Investigación

Por investigación entendemos el análisis tanto externo como interno de la empresa. Para ello, es de gran utilidad recurrir a estudios y datos estadísticos, así como herramientas que nos aporten la máxima información sobre dónde estamos y cómo está el sector que nos interesa. Para ello, abordamos dos áreas de análisis:

  • Análisis del entorno

Análisis del entorno tanto social y local de la compañía. Permitirá tener una “foto” sobre la situación actual de aspectos que afectan a la empresa, es decir, cómo se encuentra el mercado en el que desarrollamos nuestra actividad, quién es nuestra competencia, cómo se comporta, etc.

  • Análisis de la empresa

Se trata de elaborar un análisis interno y externo de la realidad de la empresa. Para ello se puede recurrir a la famosa metodología DAFO que permitirá detectar “Debilidades” “Amenazas”, “Fortalezas” y “Oportunidades”.

2.- Definición de objetivos

Los objetivos deben ser reales y alcanzables. Lo óptimo sería establecer hasta de 4 objetivos de comunicación. Por ejemplo:

  • Mejorar el proceso de comunicación con los clientes
  • Generar confianza y credibilidad sobre mi marca
  • Conseguir mayor visibilidad
  • Fomentar la interacción con mis seguidores de redes sociales
  • Dar a conocer mi empresa, mi nueva colección de productos, mis talleres…
  • Conseguir mayor notoriedad y valoración de mi marca
  • Posicionarte como líder de tu sector
  • Llegar a un nuevo público

3.- El publico objetivo

La capacidad de entendimiento con el público es la base del éxito de un Plan de Comunicación. El mensaje, el canal y la forma en cómo lo comunicamos, no pueden ser iguales porque cada uno de los públicos tiene necesidades o intereses diferentes. De esta manera, es importante hacer una correcta segmentación:

  • Comprador: Comunicación comercial
  • Instituciones u Organismos Reguladores del sector: Comunicación institucional.
  • Accionistas o Instituciones del Sector Financiero: Comunicación financiera.
  • Medios de Comunicación del sector o generalistas: Gabinete de prensa

4.- El mensaje

Es el “elemento” que se quiere comunicar, dirigido a un público concreto, con un estilo y un tono de comunicación previamente detallados.

El mensaje no es universal, no vale para toda la audiencia: hay que adaptarlo a cada público amoldarlo al medio en el que va a ser difundido. El único modo para la comunicación sea eficaz, es trabajar con mensajes claros, directos y bien escritos.

5.- La estrategia

Se crea a partir del análisis de la información recogida en los puntos anteriores. Para diseñar la estrategia de comunicación se debe saber cómo se desarrollará, con qué lenguaje, con qué tono se va a comunicar y a través de qué canales se llevará a cabo dicha comunicación. No se puede confundir nunca con las acciones de comunicación.

6.- Las acciones

Son las operaciones que se van a poner en marcha basadas en la estrategia, con el fin de alcanzar los objetivos marcados.

Ejemplos de acciones en función de los objetivos de que se quieran alcanzar:

– Si el objetivo es generar venta directa

Marketing Tradicional

  • Catálogo (on/off line)
  • Presentaciones corporativas
  • Programa de fidelización
  • Newsletter

Publicidad

  • Campañas en medios de comunicación (on/off line)
  • Campañas en redes sociales

– Si el objetivo es mejorar las relaciones con los grupos de interés

Relaciones Públicas

  • Eventos
  • Encuentros con clientes potenciales
  • Participación en ferias

Relaciones Institucionales

  • Actos para dar visibilidad a un proyecto
  • Para captación financiera
  • Movilización popular / activismo

– Si el objetivo es genera la información y generar contenidos:

Gestión de Herramientas Online

  • Redes Sociales / Community Management
  • Micro sites / Landing Pages
  • Apps
  • Blog

Gabinete de Prensa

  • Notas de prensa
  • Coordinación de entrevista
  • Dossier de prensa / pack informativo
  • Acciones con periodistas

7.- El calendario

Servirá para planificar en el tiempo cuándo se va a realizar cada una de las acciones. Se trata de volcar en un calendario nuestro Plan de Comunicación, es decir, cuándo empieza y acaba cada acción.

8.- El presupuesto

Se trata de dotar de recursos económicos a cada una de las acciones planteadas. Si los recursos son limitados se debe priorizar aquellas tareas más necesarias o que generen mayor impacto y dejar las demás para cuando se disponga de más recursos. Antes de ejecutar el plan de comunicación es importante tener una idea de cuánto dinero necesitaremos.

9.- Los KPI’S

Son indicadores para conocer el éxito del Plan de Comunicación. Sirven para sintetizar la información y presentarla de forma sencilla y comprensible.

Algunos ejemplos de KPI’S:

  • Aumentar el número de clientes fidelizados
  • Ganar seguidores en redes sociales
  • Situarse en el top of mind del consumidor
  • Mejorar el índice de satisfacción de un cliente
  • Aumentar el número de impacto en medios
  • Mejorar el valor publicitario estimado
  • Mejorar el share of voice

10.-  Análisis de los resultados

De nada sirve desarrollar todo lo anterior si al final no se miden los resultados. Esta evaluación nos indicará si estamos cumpliendo objetivos o si en caso contrario debemos mejorar o cambiar algunas de las acciones llevadas a cabo para su cumplimiento. Con estos datos se extraerán conclusiones que ayudarán a mejorar el próximo plan de comunicación.

En palabras de Mariam Khan, PR and Marcomms Manager de Quadpack, “la Comunicación Corporativa es imprescindible para el desarrollo y crecimiento de cualquier empresa B2B. Establecer una conexión, directa o indirecta, con el público objetivo es clave para transmitir la imagen de la marca, los mensajes y las noticias de la actividad empresarial. De esta forma, ganamos reconocimiento y elevamos el perfil de la entidad”.

Mariam Khan
PR and Marcomms Manager en Quadpack
Mariam.Khan@quadpack.com

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