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Algunos consejos útiles para teletrabajar y organizar a tu equipo

Desde el Beauty Cluster Barcelona afrontamos las próximas semanas, al igual que nuestros 200 socios, con la necesidad de organizar nuestro teletrabajo y el de nuestros equipos. Gestionar nuestro propio trabajo y el de las personas que dependen de nosotros es todo un reto cuando tenemos que hacerlo de forma no presencial. Los canales de comunicación son diferentes a lo que estamos acostumbrados, la propia percepción de las instrucciones, decisiones o sentimientos cambian completamente. Es una nueva forma de entender las relaciones humanas y profesionales que requiere paciencia, capacidad de aprendizaje, adaptación y metodología.

Precisamente, referente a la metodología, hoy queremos compartir algunas reflexiones que os pueden ayudar en esta situación a las personas que debéis gestionar equipos:

ANTES QUE NADA

  • Empatiza. Al otro lado de tu ordenador hay una persona que tiene las mismas inquietudes por la situación de confinamiento. Esto vale igual cuando pienses en clientes, proveedores, etc.
  • Prepárate. Ten un espacio de trabajo adecuado, sano, limpio y despejado. Que entre luz natural (a ser posible). Comprueba que la conexión es buena e instala todos los programas que necesites. Entre otras herramientas recomendables: 1) La versión desktop de whatsapp 2) Onedrive o el acceso a vuestro servidor de archivos 3) Skype u otros servicios de videollamada.
  • Mentalízate. Vas a estar, tú y tu equipo, teletrabajando más de lo que imaginas. Si nunca has teletrabajado has de evitar, sobretodo, los altibajos emocionales. Has de estar preparado para estar así un mínimo de 2 o 3 semanas y, por lo tanto, tu organización es a largo plazo.
  • Céntrate. Vas a teletrabajar, no a estar conectado a un ordenador que te puede propiciar mil distracciones. Separa claramente los ratos de trabajo, reflexión, descanso y ocio. En el caso del teletrabajo te va a tocar, en ocasiones, mezclarlos para mantener la energía alta y el estrés bajo. Ningún problema si te centras en cada actividad cuando estés en ella.
  • Lidera. Tu equipo va a tener los mismos problemas e inquietudes que tú, pero tú eres su responsable. Lidera, se proactivo, ayúdales, está conectado con ellos, preocúpate por ellos, asesórales, guíales. No desaparezcas durante dos días seguidos y luego exijas resultados. Es un trabajo en equipo en el que a ti te toca liderar.

Y EN LO REFERENTE A LO OPERATIVO

  • Estar conectado con tu equipo. ¿Tenéis una herramienta para estar conectados? Puede ser un grupo privado de Skype, Whatsapp, Teams. La herramienta es lo de menos. Todos debéis estar siempre conectados y tú liderando y respondiendo en plazos razonables a cualquier consulta que te hagan.
  • Coordina colectivamente. Sin entrar en ‘reunionitis’… ¿Qué tal un skype colectivo de todo el equipo cada 2 o 3 días para compartir inquietudes, recordarnos que formamos parte de un equipo y coordinar los proyectos?.
  • Coordina individualmente. Porque detrás siempre hay una persona, reflexiona si todos están siendo correctamente informados de lo que se espera de ellos estos días y, si tienes dudas, pregúntaselo directamente.
  • Sé concreto con tu trabajo, más que nunca el pragmatismo y los objetivos concretos te ayudarán en el día a día a tí y a tu equipo. Ten claro, cada día, cuáles serán las tareas, proyectos, actividades en los que te vas a centrar. Haz una lista y marca hasta dónde los vas a avanzar. Al final del día, prepara la lista del día siguiente.
  • …Y con el de los demás. ¿Sabe tu equipo lo que esperas de ellos? Evidentemente han de tener iniciativa propia, pero no puedes dejarlo todo bajo su responsabilidad durante días y días como no lo harías en la oficina. Tu ayuda puede ser vital para que sean concretos en su trabajo y los proyectos avancen.
  • Sé flexible. Esa lista se va a quedar desactualizada en función de lo que vaya sucediendo. No digo que la cambies toda, deberías cumplir el 90% cada día, pero no siempre lo urgente es lo importante y viceversa.
  • Sé realista. Ni tú ni tu equipo vais a tener los medios que habitualmente tenéis. Probablemente, siquiera estáis habituados a teletrabajar y todo es un poco más complejo. Marca hitos, objetivos o indicadores realistas para cada actividad o proyecto. Como te decía en el punto anterior, sé flexible. Quizá lo que habíamos previsto tener al día siguiente tardará algo más. Sin dramas.
  • Sé visible. Tu equipo y tú vais a estar todo el día conectados al ordenador. ¿Tenéis redes sociales? No me imagino un mejor momento para llenarlas de contenido de calidad.
  • Genera visión de futuro. Piensa a largo plazo. Dale a tu equipo tareas concretas a corto plazo (‘Sé concreto’). Pero también la oportunidad para pensar a largo plazo. Que activen alguno de aquellos proyectos tan interesantes que tenéis pendiente desarrollar. Que puedan reflexionar, recopilar datos e información y elaborar alguna pre-propuesta que debatiréis felizmente cuando todos estéis en la oficina.

Y por último, utiliza las redes que te interconectan a tu sector: asociaciones, plataformas tecnológicas, clústers, etc. Todas están a tu servicio estos días para servir, más que nunca, de nexo de unión dentro de tú sector, para impulsar la colaboración entre las diferentes cadenas de valor y para solucionar problemáticas que es mejor afrontar unidos.

Ivan Borrego Valverde
General Manager del Beauty Cluster Barcelona

manager@beautyclusterbarcelona.com